Дипломная работа на тему "Организация и основные направления совершенствования работы секретаря"

ГлавнаяОстальные рефераты → Организация и основные направления совершенствования работы секретаря




Не нашли то, что вам нужно?
Посмотрите вашу тему в базе готовых дипломных и курсовых работ:

(Результаты откроются в новом окне)

Текст дипломной работы "Организация и основные направления совершенствования работы секретаря":


СОДЕРЖАНИЕ

ВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. История и характеристика деятельности ОГУЗ «Детский санаторий»

1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»

1.2 Структура и функции организации

1.3 Основные направления деятельности организации

Глава 2. Документирование деятельности организации

2.1 Нормативно-методические документы организации

2.2 Организация работы с документами

ГЛАВА 3. Совершенствование работы секретаря

3.1 Анализ деятельности секретаря

3.2 Разработка должностной инструкции

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Список использованной литературы

Заказать написание дипломной - rosdiplomnaya.com

Уникальный банк готовых оригинальных дипломных работ предлагает вам скачать любые работы по требуемой вам теме. Грамотное написание дипломных проектов по индивидуальным требованиям в Новокузнецке и в других городах России.

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае докумен тирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам[1].

Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями[2].

Целью настоящей работы является изучение и совершенствование работы секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

1.  изучить функции, задачи и структуру ОГУЗ «Детский санаторий»;

2.  изучить нормативно-методические основы работы секретаря с документами;

3.  проанализировать организацию деятельности секретаря руководителя;

4.  определить основные направления деятельности секретаря;

5.  разработать должностную инструкцию для секретаря в ОГУЗ «Детский санаторий».

Объектом исследования является организация секретарского обслуживания в государственных учреждениях.

Предметом делопроизводственная деятельность секретаря в государственном учреждении здравоохранения.

О значении секретаря свидетельствует тот факт, что его роли и функциям посвящено немало публикаций современных специалистов. В своих работах Л. А. Стрельцова, В. И. Андреева, Н. А. Храмцовская, Л. В. Санкина, М. В. Кирсанова дают определение понятию делопроизводства организации, основным ее функциям, указывают цели документирования управленческих ситуаций[3]. Кирсанова М. В. в указанной работе описывает формы организации делопроизводства, мотивирует выбор той или иной формы для различных учреждений. Т. В. Кузнецова в своем учебнике дает характеристику документопотокам организации и дает определение объему документооборота[4]. Так же автор выделяет этапы работы при обработке и движении документов.

В Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти изложены правила изготовления, использования и оформления бланков организаций, устанавливаются виды бланков документов и их варианты в зависимости от расположения реквизитов[5]. Требования к оформления бланков устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003[6].

Анализируя работу секретаря, Т. В. Кузнецова в указанном учебнике подробно рассматривает процесс приема первичной обработки документов[7]. М. В. Кирсанова, Г. КраснокутскаяЛ. Р. Фионова, Е. И. Ермошкина, И. В. Журавлева, Н. А. Храмцовская, В. Ф., Янковая, Л. В. Санкина также описывают основные процессы работы с документами[8]. М. В. Кирсанова в указанной работе описывает процесс отправки, приема корреспонденции и ее предварительного рассмотрения. В Государственной системе документационного обеспечения управления дается понятие регистрации документов, а также описываются основные правила регистрации документов[9]. Вопросы регистрации документов затронули в указанных работах Г. Краснокутская и И. В. Журавлева. В работе И. В. Журавлевой были описаны способы регистрации документов, составы реквизитов документов, вносимые в регистрационные формы, она сформулировала положение, согласно которому регистрация кадровых документов должна вестись только с использованием журналов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет цель контроля исполнения документов[10]. Вопросы контроля исполнения также затронули в своих работах В. Ф. Янковая и Н. А. Храмцовская[11]. Вопросы информационно-справочной работы затронула в уже упоминавшемся учебнике Т. В. Кузнецовой. Л. В. Санкина описывает работу секретаря с кадровой документацией и рассматривает виды приказов по личному составу[12].

ГОСТ Р 51141-98 дает определение формированию дел[13]. Основные правила формирования дел изложили в своей статье Л. Р. Фионова и Е. И. Ермошкина. В работе «Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения» Т. В. Кузнецова описывает установленные сроки хранения документов и дает рекомендации по проведению экспертизы ценности документов[14]. Вопросы хранения документов регламентированы также в «Основных правилах работы архивов организаций»[15].

Ряд авторов рассматривают в своих работах вопросы бездокументного обслуживания руководителя[16]. М. В. Кирсанова подробно описывает организацию приема посетителей[17]. Прием посетителей описан также в статьях Г. А Пешковой и С. С. Германович. В этих работах рассматриваются виды приема посетителей, функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К функциям секретаря по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение работ руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Работа секретаря по организации телефонных переговоров подробно описывается в уже упоминавшейся работе М. В. Кирсановой. Достаточно ясно указаны в научной литературе функции секретаря при подготовке и проведении совещания[18].

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих регламентирует работу секретаря руководителя, а также определяет его должностные обязанности[19]. Вопросы определения квалификационных характеристик затронули в своих работах Т. В. Кузнецова, также Д. Л. Щур и Л. В. Труханович[20]. Т. В. Кузнецова в учебнике дает определение должностной инструкции[21].

В указанной работе Кирсановой М. В. рассматривается должностная инструкция секретаря руководителя, ее структура и основные правила разработки[22]. Вопросы нормативно-методической регламентации делопроизводства затронуты в учебнике Кузнецовой Т. В. «Секретарское дело»[23]. В нем рассматривается нормативно-методические документы, в которых детально описан порядок работы с документами. Также в данном учебнике даются нормативные документы, содержащие нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Автор дает характеристику данным нормативно-методическим документам, а также аргументирует их применение. Этот же вопрос рассматривается в статье «Пример должностной инструкции секретаря-референта» и в указанной работе Л. А. Стрельцовой[24]. В последней работе указывается цель разработки документов, которые регламентируют работу с документами в организации, а также указывает состав локальных документов. Этот вопрос затронут также в указанной работе И. В. Журавлевой[25].

Т. В. Кузнецова в работе «Организация рабочего времени и оборудование рабочего места» дает ценные рекомендации по проектированию рабочего места секретаря руководителя[26]. Она показывает важность правильной организации рабочего места секретаря как для здоровья самого работника, сохранения его работоспособности в течение всего дня, а так же непосредственно для эффективности его работы. В данной работе подробно описывается рабочее место секретаря, определяется оптимальная площадь приемной, цветовое оформление, рекомендуется поставить в приемную цветы. Большое значение в статье уделяется подбору мебели для приемной, а также размещению на рабочем столе предметов, необходимых для работы секретаря. Описываются средства механизации и автоматизации труда секретаря.

В работе В. Ф. Янковой «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству)» записываются этапы разработки инструкций, цель разработки, определяется структура, а также указываются нормативные документы, которыми следует пользоваться при разработке инструкции[27]. При разработке должностной инструкции секретаря также использовались Общие рекомендации по разработке должностных инструкций[28]. В данных рекомендациях дается определение должностной инструкции, а также указан порядок Разработки, согласования и утверждения должностных инструкций. Указываются этапы разработки инструкций, дается характеристика каждого этапа. В рекомендациях перечисляются нормативно-правовые документы, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция. Дается перечень актов, в которых содержатся квалификационные характеристики. В Рекомендациях приводится примерная структура должностной инструкции, а также типовая форма должностной инструкции.

Все вышеизложенное свидетельствует о наличии достаточного количества научной литературы посвященной отдельным вопросам работы секретаря с документами. Данные работы могут служить, в совокупности с действующими государственными стандартами, другими нормативными и методическими документами, основой для изучения и оптимизации деятельности секретаря в конкретной организации. Все вышеизложенное позволяет с уверенностью утверждать, что тема данного исследования представляется важной и своевременной.

Использованы эмпирические и теоретические методы исследования (системный подход, опрос, статистический анализ, наблюдение и сравнение, анализ первичных документов организаций и нормативных актов).

Работ состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

В первой главе рассматриваются вопросы, связанные с историей создания и развития ОГУЗ «Областной детский санаторий», а также структурой и функциями организации. Уделено внимание основным направлениям деятельности организации, нормативным актам, используемым в делопроизводстве.

Во второй главе рассматриваются организационные документы, используемые ОГУЗ «Детский санаторий».

В третьей главе описывается процесс разработки должностной инструкции секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий».

В работе впервые рассматривается особенности работы секретаря на базе ОГУЗ «Областной детский санаторий», именно это позволило с учетом особенностей функционирования организации создать эффективную должностную инструкцию.

В заключении определяется возможность использования полученных результатов на практике, а сам нормативный документ, разработанный в ходе выполнения данной работы, приведен в приложениях, как и документация используемая в процессе написания дипломной работы.

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОГУЗ «ДЕТСКИЙ САНАТОРИЙ»

1.1 История создания организации ОГУЗ «Детский санаторий»

Белгородский областной детский санаторий был образован в 1967 году в г. Белгороде и по настоящее время является единственным в области, осуществляющим санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 7 лет с различной патологией.

В 1968 году он был частично перепрофилирован в санаторий с гастроэнтерологической и пульмонологической патологией, в целях более рационального и полного использования коечного фонда. А уже в 1970 году преобразован в областной детский санаторий с пульмонологической патологией. В 1987 году по распоряжению облисполкома санаторий был переведен в сосновый бор в живописное место на берегу реки Северский Донец[29].

В связи с ухудшением состояния здоровья детей раннего возраста и ростом хронических заболеваний в 1995 году профиль санатория был расширен для оздоровления детей с различной патологией: пульмонологической, гастроэнтерологической, неврологической, эндокринологической, онкологической с длительностью заезда до 35 дней. Был открыт корпус «Мать и дитя» на 14 коек для реабилитации детей с сопровождающим лицом. В рамках реализации областной целевой программы «Дети Чернобыля» в 1999 году введен в эксплуатацию лечебно-оздоровительный корпус с бассейном и водолечебницей. Ежемесячно в санатории оздоравливается 100 детей, из них 70 находится без родителей и 15 с сопровождающим лицом. В течение 35 лет получили санаторно-курортное лечение свыше 25 тысяч детей. За этот период количество оздоровленных детей увеличилось в 2,5 раза, с 575 в 1970 году до 1403 в 2002 году, ежегодно функционирование койки соответствует плану и составляет 300[30]. В рамках реализации областных целевых программ «Дети Чернобыля», «Дети – инвалиды», «Дети – сироты» с 1995 года по 2002 год оздоровлено 573 ребенка из районов области, подвергшихся радиационному воздействию, 465 детей-инвалидов, страдающих наиболее тяжелыми формами заболеваний (ДЦП, сахарный диабет, онкозаболевания), 726 детей-сирот из 10 детских домов, интернатов. До ввода в эксплуатацию нового лечебного корпуса в 1999 году вся лечебно-профилактическая работа осуществлялась в 4-х кабинетах, после его открытия – в 18 кабинетах: электролечение – 2 (высокочастотной и низкочастотной терапии), светолечение, лазеротерапия, аэрофитокабинет, ингаляторий, рефлексотерапия, механотерапия, ЛФК, массаж, теплолечение, стоматолог, отоларинголог, логопед, БОС-терапия, сауна, бассейн, ванный зал. В санаторный комплекс мероприятий включены и эффективно применяются режим, диетотерапия, климатотерапия, лечебная физкультура, массаж, физиотерапия, рефлексотерапия, гидротерапия, сауна, фитотерапия, общеукрепляющая и медикаментозная терапия, аромотерапия. Из климатотерапии широко используются воздушные, солнечные ванны, купание в открытом водоеме, закаливание по определенным методикам[31].

Занятия ЛФК проводятся в залах, оснащенных всем необходимым оборудованием, всего 69 единиц. С открытием нового лечебного корпуса, приобретением оборудования (бассейна сухого плавания, гимнастических мячей различной величины, физиотерапевтических болл, тренажеров, батутов и др.), внедрены новые лечебные методики при заболеваниях ДЦП, бронхиальной астмой, сахарным диабетом, гастроэнтерологической патологией.

С 1999 года внедрен метод биологической обратной связи на аппаратах: «Миотоник», «Кардиосигнализатор» для лечения детей с диагнозом ДЦП, заболеванием опорно-двигательного аппарата. С приобретением в 2002 году тренажеров в количестве 8 (велотренажер, силовой, степпер, беговая дорожка и т. д.) открыт кабинет механотерапии.

С 2000 года открытие бассейна и с 2002 года сауны позволило повысить эффективность оздоровления детей с различной патологией. Охват детей ЛФК с 1970 года по 2002 год увеличился в 4,5 раза.

В санатории проводится 3 вида массажа: классический, сегментарно-рефлекторный, соединительно-тканный, а с 2000 года – точечный массаж для больных ДЦП. В 2001 году в связи с открытием ванного зала внедрены лечебные методики подводного душ-массажа для больных ДЦП, заболеванием опорно-двигательного аппарата. Охват детей массажем увеличился в 3,5 раза. Одним из методов реабилитации в санатории является аппаратная физиотерапия. До 1999 года функционировало 2 кабинета физиотерапии, а в настоящее время число их возросло до 9, оснащенность – 64 аппарата. Начиная с 1999 года приобретено 27 аппаратов: «Полюс-2», «Ультратон», «Искра-1» ,«Луч-4», «Мустанг», «Узор-2К», что дало возможность внедрить новые виды физиолечения (магнитотерапию, лазеротерапию, дарсонвализацию, ультрототерапию) и разработать новые методики лечения больных сахарным диабетом, ДЦП, бронхиальной астмой.

В 2002 году приобретенная светохромно-лазерная установка (единственная в городе), «Спектр-ЛЦ», успешно используется для пунктурной физиотерапии при различной патологии. Ежегодно в работе отделения внедряются методики физиотерапевтического лечения, в настоящее время их 45: используются лазеро - магнитотерапия, внутритканевой электрофорез, ультразвуковое озвучивание по методу Шеиной при бронхиальной астме, рецидивирующем бронхите; методы рефлексотерапии (ЦЗЮ-терапия с применением полынной сигары) в сочетании с гальванизацией, электоростимуляцией мочевого пузыря при энурезе[32]. В 2001 году открытие ванного зала позволило внедрить лечебные ванны: хлоридно-натриевые, фитованны с ароматизированными добавками, хвойные, жемчужные, вихревые, с 2002 года гальваническую, кислородную, и души (дождевой, циркулярный, вихревой). Около 40% детей охвачены водолечением, как одним из эффективных лечебных воздействий. Лечебная база – 7 ванн. С 2000 года открыт кабинет рефлексотерапии. За последние три года используются 14 видов рефлексотерапии: корпоральная, аурикулярная рефлексотерапия, точечный, линейный массаж, ЦЗЮ-терапия (применение полынной сигары), инфрапунктура, миллиметровая рефлексотерапия и т. д. В течение заезда проводится осмотр детей по 10 врачебным специальностям: педиатрия, гастроэнтерология, неврология, отоларингология, физиотерапия, рефлексотерапия, функциональная диагностика, лабораторная диагностика, стоматология (в 1974 году – по 4 врачебным специальностям).

Оценка эффективности лечения проводится по 3 градациям: «улучшение», «без изменения», «ухудшение». С «улучшением» выписка детей в 2002 году по сравнению с 1970 годом возросла на 50%. Эффективность оздоровления детей увеличилась за последние пять лет с 95,6% до 96%. При оценке катамнеза через 6 месяцев 32% детей вообще не болели, у 37,5% детей частота заболеваний сократилась в 2-3 раза, в 1,5 раза сократилась средняя длительность заболевания, на 32,5% уменьшилось количество осложнений после перенесенных ОРВИ[33].

Маслов Геннадий Иванович работает в должности главного врача ОГУЗ «Детский санаторий» с 1997 года. Имеет высшую квалификационную категорию по специальности «Педиатрия». При его непосредственном участии разработана концепция развития санаторно-курортного лечения в ОГУЗ «Детский санаторий», в соответствии с которой санаторий преобразован в многопрофильное учреждение. За последние годы внедрено в работу более 45 новых методик лечения. Геннадий Иванович одним из первых в области организовал тематические заезды для детей, больных сахарным диабетом, врожденным пороком сердца, онкогематологической патологией. Разработал критерии эффективности для детей, поступающих на санаторно-курортное лечение. До ввода в эксплуатацию нового корпуса вся лечебно-оздоровительная работа осуществлялась только в 4-х кабинетах, после его открытия в 18-ти. Маслов Г. И. одним из первых в Черноземье организовал на санаторном этапе медицинскую реабилитацию детей-инвалидов с гемофилией, эпилепсией, ни один ребенок в течение заезда не был госпитализирован в стационар. Наряду с лечебными процедурами в санатории важное место занимает лечебная педагогика. Дарить добро и радость каждому ребенку – главное ее направление. От безграничной любви к больному ребенку зависит успех выздоровления. С 2005 года ежегодно санаторий является победителем открытого конкурса на оздоровление детей-инвалидов. В настоящее время Областное государственное учреждение здравоохранения «Детский санаторий» расположен по адресу: 308017, город Белгород, ул. Волчанская, д. 280, в благоприятных природно-климатических условиях: в лесостепной зоне, в сосновом бору, значительной удаленности от промышленных предприятий и автодороги, на берегу р. Северский Донец.

Общая площадь территории составляет 77478 м2, площадь застройки 3851 м2, парковая зона 45000 м2, на которой организованы лечебные терренкуры, имеется благоустроенный детский пляж, площадью 600 м2.[34].

В санатории функционирует 3 корпуса.

В первом корпусе проживают и оздоравливаются дети до 7 лет без родителей. Дети распределяются по двум возрастным группам, по 25 человек; в первой группе – дети в возрасте от 5 до 7 лет, во второй – от 2 до 4 лет. Каждая группа имеет: столовую, игровую, раздевалку, две спальни, изолятор, бытовые помещения. Все группы уютные, теплые, оборудованы детской мебелью, в них оформлены наглядные пособия, уголок природы. Оформлен уголок для родителей, где указаны тематические занятия воспитателей с детьми, основные правила внутреннего распорядка санатория, график приема по личным вопросам, перечень приносимых продуктов ребенку, советы педиатра, психолога, логопеда, стенд для персонала «Медицинский вестник»[35].

Во втором корпусе располагается лечебно-оздоровительный комплекс, он соединен с первым теплым переходом. В этом корпусе расположены: ингаляторий, кабинет светолечения, два кабинета электролечения: высокочастотной и низкочастотной терапии, два зала ЛФК, кабинет вибровакуумной релаксации, кабинет массажа, фитобар, кабинет лазеротерапии, аэрофитотерапии, теплолечения, душевой и ванный залы, бассейн, сауна, ароматерапия, кабинет логопеда, психолога, стоматолога.

В третьем двухэтажном корпусе размещаются дети совместно со взрослыми. Палаты 2-х и 4-х местные (последние состоят из двух комнат). В этом корпусе находятся кабинеты узких специалистов: невролога, рефлексотерапевта, отоларинголога, эндокринолога, гастроэнтеролога. На первом этаже располагается галокомплекс[36].

В санатории используются следующие виды лечения:

-   аэротерапия

-   лечебная физкультура (кинезотерапия, бассейн сухого плавания, механотерапия)

-   закаливание

-   все виды аппаратной физиотерапии, пунктурная физиотерапия

-   лазеротерапия

-   фотохромотерапия

-   массаж

-   аэрофитотерапия

-   фитотерапи

-   кислородные коктейли

-   биологическая обратная связь(кардиопульмонологический кабинет)

-   лечебные ванны

-   теплолечение (парафин, озокерит)

-   бассейн

-   психотерапия (комната психологической разгрузки)

Санаторно-курортное лечение в областном детском санатории ежегодно получают более 1600 человек, в том числе 1200 детей без родителей и 200 детей-инвалидов с сопровождающим лицом[37].

В соответствии с Федеральным законом от 22.08.04 г. №122-ФЗ, Белгородский областной детский санаторий принял участие в отборе санаторно-курортных учреждений для оздоровления отдельных категорий граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, и получил право на оздоровление детей-инвалидов. Всего за 2008 г. было оздоровлено 296 человек (148 детей, 148 родителей). В соответствии с Постановлением правительства Белгородской области от 28.01.2008 г. № 16-ПП [0] ОГУЗ «Детский санаторий» признан курортом регионального значения. В санатории в 2008 г. получают санаторно-курортное лечение 1770 человек, в том числе детей - 1258 и 512 взрослых. Из районов – 1310 человек (74%), из города – 460 человек (26%)[38].

Белгородский областной детский санаторий с 1970 года единственное учреждение в Белгородской области, осуществляющее санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 10 лет с различной патологией: с заболеваниями органов дыхания, сердечно-сосудистой, пищеварительной, опорно-двигательной и эндокринной систем, с вторичными имуннодефицитными нарушениями.

1.2 Структура и функции организации

Управление учреждением осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Высшим должностным лицом учреждения является главный врач, назначаемый и освобождаемый от должности Департаментом путём заключения трудового договора.

Главный врач имеет заместителей в соответствии с утвержденным штатным расписанием. Заместители главного врача назначаются на должность руководителя учреждения по согласованию с Департаментом в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о труде. Главный врач по вопросам, отнесенным законодательством Российской федерации к его компетенции, действует по принципу единоначалия. Он выполняет следующие обязанности по организации и обеспечению деятельности Учреждения:

- действует без доверенности от имени учреждения, представляет его интересы в государственных органах, предприятиях, организациях, учреждениях;

- распоряжается имуществом учреждения, заключает договоры, выдает доверенности;

- открывает расчетные и иные счета учреждения;

- согласует разработанную Учреждением смету доходов и расходов по поступлениям из бюджета и от платных услуг, и представляет на утверждение в департамент здравоохранения;

- утверждает разработанную учреждением смету доходов и расходов по внебюджетным средствам;

- в пределах своей компетенции издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Учреждения;

- несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации за деятельность учреждения;

-в пределах своей компетенции издает приказы, распоряжения по учреждению, утверждает локальные нормативные акты по вопросам деятельности учреждения, обязательные для выполнения всеми работниками Учреждения;

- применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания на работников в соответствии с трудовым законодательством, ведет работу по укреплению трудовой дисциплины, повышению квалификации членов коллектива;

- представляет в Департамент здравоохранения отчеты о деятельности учреждения.

В своей работе главный врач руководствуется следующими директивными документами:

·Федеральный закон от 23.02.1995 г. № 26-ФЗ «О природных лечебных ресурсах, лечебно-оздоровительных местностях и курортах».

·Приказ Минздрава России от 16.09.2003 г. № 445 «Об установлении лечебных свойств природных лечебных ресурсов, других природных объектов и условий».

·Методические указания, утвержденные Минздравом России 22.12.1999 г. № 99/229, «Перечень необходимых медицинских услуг и процедур, отпускаемых в специализированных санаториях больному по профилю заболевания».

·Методические рекомендации (утвержденные Минздравом России от 14.12.1996 г. № 95/97) «Основные принципы организации санаториев для детей с родителями».

·Методические показания и противопоказания для санаторно-курортного лечения детей, утвержденные Минздравом России 22.12.1999 г. № 99/231.

·Приказ Минздрава России от 08.12.2000 г. № 427 «О распределении путевок в детские санатории Минздрава России на 2001-2005 гг.».

·Приказ Минздрава России от 05.08.2003 г. № 330 «О мерах по совершенствованию лечебного питания в лечебно-профилактических учреждениях Российской Федерации».

·Приказ Минздрава России от 01.07.2003 г. № 296 «О совершенствовании организации восстановительного лечения в Российской Федерации».

·Приказ Минздрава России от 14.08.2002 г. № 258 «О совершенствовании реабилитационной помощи детям-инвалидам и инвалидам с детства».

·Принципы организации реабилитационной и санаторно-курортной помощи детям, пострадавшим в результате аварии на Чернобыльской АЭС. Методические рекомендации (утвержденные Минздравмедпромом России 26.12.1994 г.).

·Приказ МЗ РФ № 125 от 17.04.1998 г. «О внедрении в практику здравоохранения и госэпидемслужбы области определения стандарта случая заболевания».

·Приказ УЗО/ ЦГСЭН № 162/77 от 15.07.1998 г. «О совершенствовании деятельности учреждений здравоохранения в области гигиенического обучения и воспитания населения Белгородской области».

·Приказ МЗ и СР РФ №256 от 22.11.2004 г. «О порядке медицинского отбора и направлении больных на санаторно-курортное лечение».

Главный врач самостоятельно определяет численность работников, квалификационный и штатный состав, нанимает (назначает) на должность и освобождает от должности работников, заключает с ними трудовые договоры, подписывает коллективный договор от имени работодателя, в соответствии с кодексом Российской Федерации.

Организационная структура ОГУЗ «Детский санаторий» показана в Приложении 1.

Заместителем Главного врача является главный бухгалтер с правом подписи и заверению печатью документов. Главный бухгалтер руководит бухгалтерией, экономистом, специалистом по кадрам, секретарем.

У главного врача четыре заместителя: врач диетолог, заведующий педагогической частью, заместитель главного врача по хозяйственной части, заместитель врача по медицинской части, которые заведуют отделами:

Врач диетолог – диет сестра – кухня;

Заведующий педагогической частью – воспитатели;

Заместитель врача по хозяйственной части – водители – обслуживающий персонал;

Заместитель врача по медицинской части – старшие медицинские сестры – медицинские сестры – санитарки.

В организации нет отдельного подразделения, занимающегося кадровой работой, исполнение обязанностей по оформлению документов по личному составу возложено на секретаря.

В учреждении по состоянию на 1.05.2008 года по штатному расписанию всего 141,5 должностных единиц, из них: врачей – 13,5, среднего медицинского персонала (медицинские сестры, инструктора по лечебной физкультуре) – 45,25, младшего медицинского персонала (санитарки) – 28,5, прочие (воспитатели, административно-хозяйственная часть) – 54,25[39].

Физических лиц, работающих в санатории: всего – 102 человека, в том числе: врачи – 5 человек, средний медицинский персонал – 33 человека, младший медицинский персонал – 26 человек, прочие – 38 человек.

Фактически занятых должностей – 141,25, в том числе: врачи – 13,25, средний медицинский персонал – 45,25, младший медицинский персонал – 28,5, прочие – 54,25.

Более подробно информация о штатных должностях представлена в Приложении 2.

Функцией организации является сохранение и улучшение здоровья детского населения Белгородской области, а также снижение заболеваемости путем оказания восстановительного лечения, включающего: высокоэффективные медицинские технологии, климатотерапию, диетотерапию, восстановительную медицину, лечебную педагогику, создание доступности санаторно-курортного лечения для детей, имеющих разный социальный статус, создание условий для повышения качества оказания лечебно-профилактических и реабилитационных мероприятий детям. Сокращение сроков восстановления утраченного здоровья путем внедрения высокоэффективных методов диагностики и лечения. Обеспечение доступной среды жизнедеятельности и жизнеобитания для детей-инвалидов и инвалидов с детства независимо от возраста в санатории. Постоянное повышение уровня квалификации специалистов в области санаторно-курортного лечения, а так же повышение эффективности использования имеющихся материальных, кадровых и финансовых ресурсов областного детского санатория[40].

Учреждение не имеет своей целью получение прибыли. Управление ОГУЗ «Детский санаторий» осуществляется единоличным способом управления в соответствии с Законодательством РФ и уставом. Высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый управлением здравоохранения администрации области по согласованию с администрацией Белгородской области. Главный врач самостоятельно определяет структуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатный составы, назначает и освобождает от должности работников, заключает с ними контракты или трудовые договоры. Функцией организации является сохранение и улучшение здоровья детского населения Белгородской области.

1.3 Основные направления деятельности организации

ОГУЗ «Детский санаторий» осуществляет свою деятельность на основе законодательства Российской Федерации и Белгородской области, правовых актов Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Департамента, а так же Устава.

Основным направлением деятельности учреждения является оказание медицинской (лечебно-оздоровительной) помощи населению Белгородской области в частности[41]:

1) санаторно-курортное лечение детей без родителей с 2 до 8 лет с заболеваниями общесоматического профиля;

2) санаторно-курортное лечение для детей с сопровождающим лицом предназначено для одновременного санаторно-курортного лечения больных детей в возрасте с 2 до 8 лет и их родителей;

3) санаторно-курортное лечение для детей-инвалидов с сопровождающим лицом предназначено для одновременного санаторно-курортного лечения больных детей в возрасте с 3 до 16 лет их родителей.

Основными задачами деятельности учреждения являются: проведение лечебно оздоровительных и реабилитационных мероприятий, способствующих восстановлению нарушений функций организма и закреплению достигнутых результатов в лечении. Освоение и внедрение в практику новых эффективных методов лечения и организационных форм работ[42]. ОГУЗ «Детский санаторий» имеет самостоятельный баланс, бюджетные счета, спецсчета, печать со свом наименованием и наименованием Управления здравоохранения администрации области, бланки. Учреждение является не коммерческим и не имеет своей целью получение прибыли, финансируется исключительно за счет средств бюджета, коммерческая деятельность не ведется, основным направлением деятельности учреждения является оказание медицинской помощи населению. В целом ОГУЗ «Детский санаторий» – это не большое учреждение здравоохранения, которое единственное в Белгородской области занимается санаторно-курортным лечением детей. Управление осуществляется единоличным способом, высшим лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый управлением здравоохранения администрации области. Он самостоятельно определяет структуру, аппарат управления, численность, квалификационный или штатный составы, назначает и освобождает от должности работников учреждения.

Имущество учреждения закрепляется на правах оперативного управления комитетом по управлению имуществом в области. Отношения работников, возникшие на основе трудового договора (контракта), регулируются коллективным договором, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации [43].

Глава 2. Докумен тирование деятельности организации

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации[44].

Деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Однако основным управленческим органом является регулирующим деятельность ОДС ОГУЗ «Детский санаторий» является главный врач, который издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с его компетенцией. Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами[45].

2.1 Нормативно-методические документы организации

ОГУЗ «Детский санаторий» использует в своей деятельности, следующие организационные документы, такие как: устав организации, коллективный договор, структура и штатная численность штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству.

Устав утвержден в 1995 году и зарегистрированный в администрации г. Белгороде, Белгородской Регистрационной Палате. Согласован комитетом по управлению государственным имуществом области. Документ расположен на восьми страницах, содержит шесть разделов и каждый раздел имеет свои подразделы. Последняя редакция от 24 марта 2009[46].

Первый раздел «Общее положение» включает в себя полное официальное наименование организации юридический статус права и обязанности учреждения и юридический адрес. Во втором разделе «Цели и предмет деятельности учреждения» перечисляются факторы лечения детей (массаж; аэрофитотерапия и т. д.).

Третий раздел «Имущество и финансы учреждения» содержит перечисление источников формирования имущества и финансовых ресурсов учреждения. Так же здесь указанны права использования, управления и ликвидации имуществом. В четвертом разделе «Права и обязанности учреждения» указывается, что учреждение осуществляет самостоятельную хозяйственную деятельность в пределах, установленным настоящим Уставом. Перечисляются права учреждения: привлекать для осуществления своих функций на договорных основах другие предприятия, учреждения и организации; осуществлять внешнеэкономическую и иную деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ; и т. д. В обязанности учреждения входят: рассмотрение и представление отчетов, нести ответственность установленную законодательством, возмещать ущерб, обеспечивать своих работников безопасными условиями труда учреждения, осуществлять контроль и ревизию деятельности учреждения.

Пятый раздел «Управление учреждением» определяет, что учреждение возглавляет главный врач, назначаемый и освобождаемый начальником управления здравоохранения администрации Белгородской области. Заместители руководителя назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем учреждения в соответствии с действующим. В соответствии с законодательством РФ и настоящим Уставом. В шестом разделе «Ликвидация и реорганизация» указывается, что решение о прекращении деятельности организации принимается учредителем в виде его ликвидации либо реорганизации, предусмотрено ГК РФ.

Устав заверяется оттиском печати и подписью Главного врача[47].

Штатное расписание включает в себя 141,5 должностей утвержденное главным врачом ОГУЗ «областной детский санаторий» Масловым Г. И. 01.06.2007 г. Оно включает в себя три колонки: № п. п., наименование должности, количество должностей. Нумерация каждого подразделения начинается заново. В конце подводится итог количества должностей всего по санаторию, в т. ч. медицинских должностей. Подписываются главным бухгалтером (Бабыниной Г. Б.), экономистом специалистом по кадрам (Матюхиной Г. А), экономистом (Звягинцевой Е. С.)

Коллективный договор на период с 2006 – 2008 годы, принят на собрании трудового коллектива ОДС, состоит из 8 глав:

1.  Общие положения

2.  Оплата труда

3.  Рабочее время и время отдыха

4.  Условия и охрана труда

5.  Прием на работу. Подготовка кадров

6.  обеспечение социальных гарантий работников

7.  Гарантии работодателя и профсоюзной деятельности ОДС

8.  Разрешение коллективных трудовых споров.

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ОДС утверждена Главным врачом Г. И. Масловым в 2006 году[48]. Согласовано председателем профсоюза Белгородского ОДС Е. В. Федоренко, состоит из 7 глав:

1.  Общие положения;

2. Основные права и обязанности работников;

3. Основные права и обязанности работодателя;

4.Рабочее время и время отдыха;

5. Поощрения за успехи в работе;

6. Трудовая дисциплина;

7. Техника безопасности и производственная санитария.

В общем положении указывается, что в основе правил, лежат принципы социального партнерства и равноправия субъектов трудовых отношений, а главной задачей является установление здоровых отношений.

В них перечисляются основные права и обязанности работников и в учреждении, работодателя, рабочее время и время отдыха, прилагается график работы посменно. Поощрения за успехи в работе, трудовая дисциплина, техника безопасности и производственная санитария, которые являются необходимыми пунктами в подобных документах. Инструкция по делопроизводству управления здравоохранения администрации в области, утвержденная приказом управления здравоохранения администрации области[49], включает в себя такие пункты, как:

1. Общие положения

2. Документация управления здравоохранения

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1 Докумен тирование управленческой деятельности

3.2 Требования к оформлению реквизитов документов[50]

3.3 Требования к бланкам документов

3.4  Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.5  Подготовка и обработка документов, составленных в управлении здравоохранения

3.6  Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, размножение документов

3.7  Тираж документов

3.8  Особенности оформления и передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм

4. Поисковые системы по документам

4.1 Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2 Регистрация документов

4.3 Порядок обработки входящей корреспонденции

4.4 Рассмотрение документов

5. Контроль исполнения документов

5.1 Задачи контроля исполнения

5.2 Сроки исполнения документов

5.3 Организация контроля исполнения

6. Работа исполнителей с документами

7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов[51]

7.1 Прием и регистрация обращений граждан

7.2 Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов

8. Составление номенклатуры дел

9. Формирование дел.

В разделе поисковые системы по документам оговаривается: прием и первичная обработка поступающих документов, регистрация, контроль и сроки исполнения документов, порядок работы с письменными и устными обращениями граждан. Последними пунктами этого документа являются, правела составления номенклатуры дел и формирования дел.

Инструкция утверждена внутри организации главным врачом и специалистом по кадрам. Между работодателем и работником важнейшим пунктом является дисциплина труда.

При изучении особенностей оформления управленческих документов в ОГУЗ «Детский санаторий» г. Белгорода основное внимание было обращено на наличие реквизитов, необходимых при оформлении документов.

Документы изготавливает секретарь. Наиболее распространенный вариант это набор на персональном компьютере, после чего документ подается на подпись и визированию главному врачу.

Следует отметить, что документы в этой организации заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[52].

В ходе написания дипломной работы были рассмотрены следующие организационно-распорядительные документы: устав организации, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция ответственного за ведение воинского учета. Так же были рассмотрены приказы, распоряжения и постановления.

2.2 Организация работы с документами

На подпись Главному врачу ОГУЗ «Детский санаторий» предоставляются только документы, завизированные исполнителем и, как правило, содержащие отметку о составителе документа.

Подписанный документ регистрируется секретарем. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. Секретарь, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы проходят обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Зарегистрированные документы, предназначенные для ответа в администрацию области, передаются до 17-00 ведущему специалисту организационно-аналитического отдела (в отсутствии его – сотрудникам канцелярии) для централизованной доставки до 10-00 следующего рабочего дня. Документы изготавливаются при помощи набора текста на компьютере с последующей распечаткой на принтере. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.). Проекты документов, подготовленные к набору текста на компьютере, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены. Материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом не принимаются для набора текста. При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи фотографии и т. д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки»[53].

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). Поступившие в ОДС факсограммы на имя Главного врача подлежат обязательному учету в журнале. Принятые факсограммы доставляются по назначению в день приема, срочные – немедленно. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Текст телефонограмм передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует[54]. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы. Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству ОДС на рассмотрение, второй – подшивается в дело входящих телефонограмм. После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел. Исходящие факсограммы, телефонограммы подписываются руководством ОГУЗ «Детский санаторий». Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения[55].

Срочные документы, поступившие из вышестоящих органов, доводятся до исполнителей в день получения в виде факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа. Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). В системе электронной почты (ЭП) предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию. Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны вышеперечисленным требованиям[56].

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в управление здравоохранения и подготовке корреспонденции к передаче по назначению. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к письмам, полученным от граждан. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование органа (учреждения) здравоохранения – получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.

Конверты с грифом «лично» не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию.

Документы передаются руководству ОДС в день их поступления. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководства управления здравоохранения. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции. Если указанный исполнитель не является штатным сотрудником управления здравоохранения (например: исполнитель – главный врач переливания крови Липшеев В. В.) порядок рассмотрения, контроль за ходом исполнения и предоставление соответствующей информации в вышестоящие инстанции (при необходимости) осуществляют курирующие данные службы отделы управления здравоохранения администрации области. Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы (карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Регистрации подлежат все создающиеся в ОДС документы и поступающие от других организаций и частных лиц. Не подлежат регистрации: письма, присланные в копии для сведения, сводки и информации, присланные в копии для сведения, рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. п., печатные издания (книги, журналы, бюллетени), поздравительные письма и пригласительные билеты. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые)[57].

Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации дополняется другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер. Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа. Документы регистрируются в ОДС один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения или подписания. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Автоматизированная регистрация документов производится секретарем ОДС, ведущего регистрацию документов. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры номера. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки («твердая копия»), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки[58].

Секретарь ежедневно в первой половине дня получает почту в приемной департамента социальной политики, в почтовом отделении и в отделении «Роспечати». Вся корреспонденция, поступает непосредственно Главному врачу. Документы, адресованные подразделениям раскладываются по ячейкам.

Документы, подготовленные сотрудниками подразделений на отпуск, увольнение и т. п. в обязательном порядке визируются секретарем. Не прошедшие регистрацию в управлении здравоохранения документы из лечебно-профилактических учреждений и других подразделений не передаются для дальнейшего рассмотрения и считаются не представленными. Если документ предоставляется в день окончания срока исполнения, то в регистрационном штампе указывается время предоставления. После рассмотрения документы возвращаются в канцелярию для перенесения текста резолюции в электронную карточку и постановки на контроль. При этом если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок. После этого документы передаются исполнителям.

Документы, исполняемые несколькими подразделениями передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции. Исполнение документа с пометкой «Срочно» должно осуществляться в течение 3-х дней, а с пометкой «Оперативно» – в течение 10-ти дней.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее, чем за 2 дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок. Изменение документируется – проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы – регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только организация – автор документа. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа. На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении подпись лица, подтверждающего исполнение, дата. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированного банка регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы управления, решения коллегии и др.). Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца – за 3 дня до истечения срока. Секретарь еженедельно готовит данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются Главному врачу. Номенклатура дел в ОГУЗ «Детский санаторий» представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения[59].

Номенклатура дел составляется секретарем ОГУЗ «Детский санаторий». При составлении номенклатур дел секретарь руководствуется положениями об управлении здравоохранения, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения[60].

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ОГУЗ «Детский санаторий», в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности органа управления здравоохранения (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т. д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов[61]. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года[62]. В ходе проведенного исследования ОГУЗ «Детский санаторий» было установлено, что в учреждении не создана экспертная комиссия, но при этом все документы, подлежащие хранению, после формирования дел хранятся в архиве. Документы складываются в папку, нумеруются, карандашом ставиться отметка о сроках хранения.

При подготовке дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). ЭЦД (экспертиза ценности документов) приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному ...


Здесь опубликована для ознакомления часть дипломной работы "Организация и основные направления совершенствования работы секретаря". Эта работа найдена в открытых источниках Интернет. А это значит, что если попытаться её защитить, то она 100% не пройдёт проверку российских ВУЗов на плагиат и её не примет ваш руководитель дипломной работы!
Если у вас нет возможности самостоятельно написать дипломную - закажите её написание опытному автору»


Просмотров: 1105

Другие дипломные работы по специальности "Остальные рефераты":

Волонтерство

Смотреть работу >>

Отчёт о прохождении преддипломной практики в Управлении по взаимодействию с органами законодательной и исполнительной власти (УВОЗИВ) ГТК России

Смотреть работу >>

Группы красителей и основные технологии окрашивания волос

Смотреть работу >>

Лоскутная пластика. Панно "Кармашки" из текстильных материалов

Смотреть работу >>

Технология моделирования прически

Смотреть работу >>