Дипломная работа на тему "Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов"

ГлавнаяМенеджмент → Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов




Не нашли то, что вам нужно?
Посмотрите вашу тему в базе готовых дипломных и курсовых работ:

(Результаты откроются в новом окне)

Текст дипломной работы "Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов":


ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

на тему: Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Студента …………

Специальность «Документационное

обеспечение управления»

Специализация «Документирование

деятельности органов государственной

власти и местного самоуправления»

Научный руководитель ………….

Работа допущена к защите:

Зав.кафедрой ……………….


Содержание

 

 Введение    

Глава 1. Общие требования к организационно-распорядительной

документации

1.1.  Унификация и стандартизация управленческой документации                  

1.2.   Унифицированная система организационно – распорядительной

 документации          

1.3.   Реквизиты организационно – распорядительных  документов                

Глава 2. Технология разработки и оформления организационно – распорядительной документации. Организационно – правовые документы        

2.1.   Распорядительные документы          

2.2.  Особенности оформления информационно – справочных документов               

 Заключение                 

Перечень источников и литературы         

Приложения (№№ 1-28)


Введение

Тема работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов людей. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД , ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документированных в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) ОРД систематизированы по следующим функциям:

- создание организации, предприятия;

- реорганизация организации, предприятия;

- ликвидация организации, предприятия;

- приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

- распорядительная деятельность организации, предприятия;

- организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

- оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций ОРД классифицируют на три группы:

1.  организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

2.  распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

3.  информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.).

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Оформление организационно – распорядительной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень ОРД, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

Цель дипломной работы: комплексно проанализировать всю совокупность требований к ОРД, предоставляемых нормативно-правовыми и нормативно-методическими актами к современным организационно-распорядительным документам в РФ и сформировать предложения и выводы, направленные на дальнейшее совершенствование функционирования ОРД.

Конкретные задачи:

– рассмотрение требований к организационно-распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой;

– анализ технологии разработки организационно-распорядительной документации;

– изучение порядка оформления реквизитов организационно-распорядительных документов;

– формирование выводов, направленных на дальнейшее совершенствование ОРД в федеральных и муниципальных органах власти Саратовской области, в частности в администрации г. Балаково.

Научная новизна дипломной работы: состоит в постановке самой проблемы на данном этапе и комплексном ее рассмотрении, а также в тех выводах и предложениях, которые нами даны в работе.

Практическая ценность дипломного сочинения: теоретический материал, материалы анализа и сделанных выводов практической работы по организационно-распорядительной документации могут быть использованы в учебном процессе со студентами – будущими документоведами, а также на семинарах, занятиях и курсах с работниками делопроизводственной сферы.

Источниковедческая база дипломной работы: Конституция РФ, Федеральные законы, Кодексы, Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовая инструкция по делопроизводству (2005г.), Положения, имеющие отношение к ОРД; научно-методические работы по указанной проблематике; публикации в периодической печати, текущее делопроизводство учреждений, предприятий, местных органов власти Саратовской области, в частности в администрации муниципального образования г. Балаково.

Апробация дипломной работы: по содержанию дипломной работы были сделаны сообщения на университетской научной конференции, сделан доклад на предзащите, выполнена курсовая работа, опубликовано в научном сборнике 2 статьи.

Структура дипломной работы: Введение, Глава 1 – Общие требования к организационно – распорядительной документации, Глава 2 – Технология разработки и оформления организационно-распорядительной документации, Заключение, Перечень источников и литературы, Приложения (№№ 1-28).


Глава 1. Общие требования к организационно – распорядительной документации

1.1.Унификация и стандартизация управленческой документации

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

Управленческий документ это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.

Ученые – документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.

Приведем эти требования с некоторой коррекцией текста[1].

1.  Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2.  Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3.  Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.

4.  Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5.  Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6.  Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.

7.  Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8.  Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

9.  Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов является:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

- стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Данный способ является первым шагом к формализации текстов и их кодированию с последующим вводом в ЭВМ. использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем в формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы:

Ø  приказы по приему, переводу, увольнению;

Ø  кадровые докладные и объяснительные записки.

Достоинства анкетной формы текста состоят в следующем: упрощается подготовка документа; облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для кодирования информации.

Таблица так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

Перечислим достоинства текста, представленного в виде таблицы: обладает большой информационной емкостью; позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В настоящее время таблица и анкета «соревнуются» между собой по критерию совершенства формы, но все же в большинстве УСД используется пока анкета. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Проведение унификации текстов можно рассматривать как первую стадию в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным и прямым.

Косвенный эффект проявляется в повышении качества управления, эффективности использования средств организационной и вычислительной техники, ускорении и оборачиваемости финансовых средств, снижении количества ошибок в документах и др. Этот вид эффекта пока в расчетах не определяют.

Прямой эффект проявляется в снижении затрат труда на работу с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капитальных вложений на оргтехнику и помещение для ее установки, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники.

1.2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

- организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

- распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

1.3.   Реквизиты организационно-распорядительных документов

Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр – образец. Формуляр – образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре – образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии нескольких различий в конкретных документах.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра – образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

- форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

- минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки – не менее 20мм, остальные поля – не менее 10мм;

- размер шрифта, годного для оформления документов – что соответствует размеру 13,5 – 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде – их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации – составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 – 97 «УСД. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Во все действующие инструкции и правила по ведению делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого стандарта.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

В настоящее время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 –основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 –идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 –дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 –оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направление его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 –идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные, как правило, применяются в границах конкретной системы документации. С другой стороны, на реальном документе состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его автора и других факторов.

01 - государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Герб – отличительный знак государства, города, сословия и т.п., изображаемых на флагах, монетах, печатях и т.п. (Словарь русского языка С.И. Ожегова, Словарь иностранных слов).

Герб – эмблематический образ, служащий наследственным апологетическим символом и опознавательным знаком какой-либо системы родовой или социальной преемственности, а также опирающей на эту систему общности – семейно-родовой, административно-территориальной или корпоративной (Терминологический словарь «Аполлон»).

Герб – геральдически оформленный знак достоинства, исторического и административного значения государства, территории (населенного пункта), прав органов государственной власти или органов местного самоуправления (Из концепции Геральдического совета при президенте РФ о территориальной символике).

Все современные государства имеют свои главные отличительные знаки – гербы, символы их суверенитета. Основные функции герба, как и геральдике в целом, - репрезентативная и идентификационная[2].

В делопроизводстве Государственный герб РФ, а также герб субъекта РФ и эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – обязательные реквизиты бланковой надписи, придающие документу юридическую силу наряду с такими юридически значимыми реквизитами, как наименование организации, коды организации, дата документа, номер документа, подпись, печать и др.

Регистрации в государственном геральдическом регистре РФ подлежат[3]:

- Герб РФ и

- гербы субъектов РФ, а также

- гербы и эмблемы федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований.

Регистрация официального символа (герба, флага, эмблемы, знака отличия и различия) осуществляется в целях систематизации и упорядочения их использования. Обладатель официального символа получает свидетельство о регистрации, которое подтверждает его право на данный символ и право передачи его правопреемнику.

Государственный герб РФ является официальным государственным символом РФ. Он был утвержден Федеральным конституционным законом РФ «О Государственный герб РФ » 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ, который действует сейчас в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 г. № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 г. № 1-ФКЗ. Треть этого закона составляют требования по использованию Государственного герба РФ в делопроизводстве (статьи 2, 3, 4, 10, 11).

Статья 2 настоящего закона регламентирует воспроизведение Государственного герба РФ. Допускаются три варианта его воспроизведения на бланках:

- многоцветный (щит красного цвета без каймы, двуглавый орел – золотого цвета, на груди орла на красном щите изображен серебряный всадник в синем плаще, сидящий на серебряном коне и поражающий копьем черного дракона; вместо золотого допустимо использование желтого цвета, а вместо серебряного - белого);

- одноцветный, а также

- без геральдического щита (в виде главной фигуры – двуглавого орла с атрибутами).

Статья 3 определяет перечень видов документов и организаций, на бланках которых может воспроизводиться Государственный герб РФ в том или ином варианте в зависимости от их статуса.

Например, в многоцветном варианте Государственный герб РФ помещается на бланках:

- федеральных конституционных законов РФ;

- указов и распоряжений Президента РФ;

- постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

- постановлений и распоряжений Правительства РФ;

- решений конституционного, Верховного, Высшего Арбитражного судов РФ;

- а также на бланках Президента РФ и вышеперечисленных органов высшей государственной и судебной власти.

В одноцветном варианте наш Государственный герб помещается на бланках:

Ø  Администрация Президента РФ;

Ø  полномочных представителей президента РФ в федеральных округах;

Ø  федеральных органов исполнительной власти;

Ø  Генеральной прокуратуры РФ;

Ø  Уполномоченного по правам человека в РФ;

Ø  Счетной палаты РФ;

Ø  Центральной избирательной комиссии РФ;

Ø  Центрального банка РФ.

Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:

v  органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;

v  органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;

v  федеральных судов;

v  органов прокуратуры РФ;

v  дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами России.

Статья 4 определяет перечень документов, на которых воспроизводится Государственный герб РФ:

o  документы, удостоверяющие личность гражданина РФ;

o  документы общегосударственного образца, выдаваемые федеральными органами государственной власти, а также органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Эта же статья определяет перечень организаций, на печатях которых может помещаться Государственный герб РФ. К ним относятся:

ü  федеральные органы государственной власти;

ü  иные государственные органы, организации и учреждения;

ü  органы, организации и учреждения независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями;

ü  а также органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Использование Государственного герба РФ в случаях, не предусмотренных Законом № 2-ФКЗ, допускается только по решению Президента РФ, которое должно быть оформлено соответствующим Указом, или в случае принятия поправок к действующим законам.

Статья 10 закрепляет за Правительством РФ право устанавливать порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба РФ.

В настоящее время действует постановление Правительства РФ от 27.12.1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» с изменениями от 08.06.2001 г. № 450, которые были сделаны для приведения постановления в соответствие Закону № 2-ФКЗ.

Статья 11 устанавливает ответственность за использование Государственного герба РФ с нарушением настоящего закона, а также за надругательство над Государственным гербом РФ.

Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20мм над серединой строки с наименованием организации. Например:

Герб

Правительство Российской Федерации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 9 апреля 1999г.№466

г. Москва

 

или

Герб

ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ –

ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственная Дума

02 - герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт – Петербурга, автономных округов.

Герб субъекта РФ – главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий его историческое и административное значение.

Гербы городов, автономных округов, районов Российской Федерации размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов, автономных округов, районов в соответствии с порядком использования гербов, установленным нормативными актами соответствующих территориальных единиц Российской Федерации. Например:

Герб

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

ДЕПАРТАМЕНТ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА И УСЛУГ

03 - эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема и товарный знак – символы, признаки, изобразительные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресате, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя (исполнителя).

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нём помещён Государственный герб Российской Федерации.

Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06), слева.

Товарный знак действителен, если он зарегистрирован в соответствии с требованиями Закона РФ от 23 сентября 1992г. «О товарных знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

04 - код организации

Коды организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

 

ФЕДЕРАЛЬНАЯ

АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский

Научно – исследовательский институт

Документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д.7а

Тел.923 – 00 – 54,факс 923 – 23 – 60

ОКПО 02842708

№7564398743

На № 354 от 03.07.1998г.

Код, как правило, проставляется заранее типографским способом.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа

Код формы документа указывает на правомочность использования данного бланка документа и должен соответствовать коду унифицированной формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в восемь унифицированных систем документации: Пенсионного фонда Российской Федерации; по труду; организационно – распорядительной; внешнеторговой; банковской; финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической; учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий.

В документах могут использоваться также коды отраслевых классификаторов, если форма документа включена в него.

Иногда код формы дублируется в общероссийском и ведомственном вариантах, дополняется номером и датой введшего данную форму распорядительного документа, например в формах первично – учётной документации:


Унифицированная форма № Т – 1а

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 29.12.2000 № 136

Форма по ОКУД 0301015

На формах документов, не вошедших в унифицированные системы документации, код должен соответствовать Табелю форм организации.

Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ). Унифицированная система ОРД имеет код 0200000. Например, код унифицированной формы Устава организации имеет обозначение 02112312, где 02 класс форм документов (в данном случае УСОРД), 11 – подкласс форм (документация по созданию организации), 231 – регистрационный номер (Устав), 2 – контрольное число.

 

08 - Наименование организации

Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организация, предприятие или их структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи документов.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трёх степеней подведомственности. Если имеет место двойное подчинение – министерству и местным органам власти, - то в документе указывают только наименование местных органов власти (органы здравоохранения, образования, архивные и др.).

Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование помещают ниже полного, обычно в скобках, например:

Государственная архивная служба России (Росархив)

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

Аналогичном образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами: наименование организации, её адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды – на русском и иностранных языках.

Наименование на национальном языке должно появляться на документе, не адресованном в другое государство, только в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положение об организации). Наименование на национальном языке принято располагать ниже первого или правее его.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если в организации право подписи документам представлено широкому кругу должностных лиц. Наименование подразделения располагают ниже наименования организации. Эту часть реквизита можно вносить в бланк непосредственно при оформлении документов на зарезервированную свободную строку:

Министерство образования Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТАТ УПРАВЛЕНИЯ

Кафедра документоведения и документационного

обеспечения управления

(дата)     №

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то их наименования на листе бумаги следует располагать в соответствии с их рангом или по алфавиту и, как правило, на одном уровне.

Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Сведения об авторе обязательны на документах, но они, как правило, отражаются в подписи, хотя в моду вновь входят, после многолетнего перерыва, должностные бланки руководителей.

09 - Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса и другие сведения по выбору автора бланка, например банковские реквизиты. Часто в зону расположения этого реквизита включают и коды по ОКУД и ОКПО.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, лицензиях, приведён индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), который указывается при оформлении расчетно-платежных документов, адрес электронной почты и другие сведения. Номер счёта в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчётного счёта; банковский идентификационный код (БИК); корреспондентский счёт (кор. счёт); номер участника расчётов по межфилиальным оборотам (МФО).

10 - Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

Вид документа определяется его содержанием и назначением. Номенклатура используемых в организации ОРД может быть уточнена положением о службе делопроизводства, распорядительным документом или табелем форм документов, в который вносятся все виды документов, разрешенных к использованию в организации.

Дополнительно к реквизиту 10 может быть указан код документа по Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД).

11 – дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятие решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, в текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера часто применяется словесно – цифровой способ оформления дат: 12 июля 2005 г. В большинстве управленческих документов принят цифровой способ написания дат: 12.07.2005 или же в соответствии с международным стандартом: 2005.07.12.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты: 2005.02.23 14.45. Их написание регламентируется только международным стандартом.

При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом (под) подписью. Если авторами документа являются несколько организаций или лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Кроме того, дата как составная часть входит в целый ряд других реквизитов от грифа утверждения до отметки о получении документа. Постоянной части дата не имеет, но на документах в бланках, штампов, при оформлении реквизитов всегда сплошной линией обозначаются места её будущего расположения:

(дата)

 

12 - Регистрационный номер (индекс) документа

Регистрационный номер (индекс) документа проставляют одновременного с датой.

Регистрационный номер – это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа.

Реквизит состоит из трафаретной части «№», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в информационный массив организации и находится под её контролем и ответственностью.

Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.), регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1 – 26/90, где 1 – индекс структурного подразделения, 26 – номер дела по номенклатуре дел, 90 – порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например с письмом по интересующему её вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса – индекс организации – автора ответа и индекс документа организации – автора запроса.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключения и др.). Сведения в реквизит переносится с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части:

 «На №  от   », которая заполняется регистрационным номером и датой поступившего документа.

По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.

14 - Место составления или издания

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно – территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:

г. Коломна Московской области

или:

с. Ивановка Мытищинского района Московской области

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г», в этом реквизите обычно не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающих на «град» и «бург», другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: посёлок – пос., село – с., станица – ст.

Остальные реквизиты вносятся в другие документы уже в процессе их изготовления на бланках (общих, для писем) или последующей обработки.

Например, оформление, обработка и исполнение решения коллегиального органа об утверждении инструкции по делопроизводству включает в себя до двух десятков этапов, большинство из которых находят своё отражение в реквизитах документа.

№ |
Содержание операции | Используемый реквизит |
---------------------------------------------------------
1 | Составить проект решения | Текст, номера страниц, часть даты, часть подписи, часть грифов (виз) согласования |
---------------------------------------------------------
2 | Обсудить проект в подразделении и определить степень конфиденциальности | Гриф ограничения доступа (без количества экземпляров) |
---------------------------------------------------------
3 | Собрать визы заинтересованных подразделений и сотрудников | Гриф, виза согласования |
---------------------------------------------------------
4 | Подписать у секретаря коллегиального органа | Личная подпись |
---------------------------------------------------------
5 | Подписать у руководителя коллегиального органа | Личная подпись, дата |
---------------------------------------------------------
6 | Зарегистрировать | Регистрационный номер |
---------------------------------------------------------
7 | Подобрать полный (с приложениями) экземпляр | Отметка о наличии приложения |
---------------------------------------------------------
8 | Размножить и заверить копийные экземпляры | Отметка о заверении копии, гриф утверждения |
---------------------------------------------------------
9 | Сформировать первый экземпляр в дело | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
---------------------------------------------------------
1 | Сформировать электронную копию и зафиксировать её адрес | Отметка для автоматического поиска |
---------------------------------------------------------
1 | Передать для ознакомления заинтересованных лиц, разослать | Виза ознакомления |
---------------------------------------------------------
1 | Зарегистрировать поступление | Отметка о поступлении документа |
---------------------------------------------------------
1 | Определить сроки исполнения и исполнителей | Резолюция |
---------------------------------------------------------
1 | Поставить на контроль | Отметка о контроле |
---------------------------------------------------------
1 | Снять с контроля | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
--------------------------------------------------------- --------------------------------------------------

15 – адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Адресат указывается как на документах, направляемых в другие организации или физическим лицам, так и на внутренних документах, предаваемых руководителю учреждения или в другие структурные подразделения.

Минимально реквизит может включать только точное наименование организации - получателя. Однако, для оперативности движения документа, лучше дополнить название организации уточняющей информацией. Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих элементов:

♦ Наименование организации (в именительном падеже)

♦ Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)

♦ Указание должности получателя (в дательном падеже)

♦ Инициалы и фамилия (в дательном падеже)

♦ Почтовый адрес

Все составные части реквизита печатаются с новой строки через 1.5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки не должна превышать 28 знаков. Элементы адресата не разделяются знаками препинания. В формуляре для реквизита «адресат» отводится правая верхняя зона документа. Внутри выделенной зоны допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Таким образом, в самом полном виде реквизит адресат может выглядеть таким образом:

ЗАО «Вымпел»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

И.К.Киселёвой

 Ул. Садовая, д. 32, Москва, 103245

Или в центрованном виде:

ЗАО «Вымпел»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

И.К.Киселёвой

Ул. Садовая, д. 32,

Москва, 103245

Мы видим, что реквизит получился достаточно громоздким. Чтобы сократить его можно использовать следующие приёмы. Во-первых, почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый возраст указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту, для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления. Во-вторых, следует обмануть целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.

Обратим внимание на то, что почтовый адрес на конвертах и документах должен указываться в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. в соответствии с ними устанавливается следующая последовательность написания почтового адреса:

- Наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц)

- Название улицы, номер дома, номер квартиры

- Название населённого пункта (города, посёлка, и т.п.)

- Название области, края, автономного округа, республики

- Страна (для международных почтовых отправлений)

- Почтовый индекс

Таким образом, при адресовании документа физическому лицу указание почтового адреса будет обязательным, а инициалы будут указываться после фамилии:

Рыжову В.И.

ул. Дружбы, д. 20, г. Видное

Московской области, 107233

Заметим ещё одну тонкость: при адресовании документа руководителю организации её наименование включается в наименование важности руководителя.

Например:

Генеральному директору

ЗАО «Вымпел»

И.Е.Елисееву

Аналогично адресуют документ и руководителю структурного подразделения после обязательного указания названия организации.

Например:

ЗАО «Вымпел»

Начальнику отдела

маркетинга

И.П.Макарову

Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией.

Например:

Главному врачу

Городской клинической

Больницы №33

Проф. А.К.Горбунову

Сейчас стало модным кроме имени получателя добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перезагружает реквизит. Более удачным, представляется, размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.

Например:

Уважаемый господин президент!

или

Уважаемый господин Серов!

Следует отметить, что после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.

При направлении писем одного содержания подведомственным организациям адресат указывается обобщённо.

Например:

Директорам школ

Северо-восточного округа

На одном документе не должно размещаться более 4 адресатов. Если их больше, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа указывается конкретный адресат. При этом слово «копия» не проставляется.

Указание адресата на внутренних документов предназначено для оперативного направления непосредственному исполнителю. При этом указывается лишь структурное подразделение или сокращённое наименование должности руководителя и его имя.

Например:

Начальнику отдела кадров

Н.П.Мальцевой

Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.

Реквизит печатают, отступив от границы левого поля на 32 знака (четвёртое положение табулятора пишущей машинки) и на 5 – 6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита «Адресат» размещаются с новой строки от одной вертикали («флаговый метод»). Знаки препинания не ставятся.

Примеры оформления:

           Минюст России

           Управление систематизации

          законодательства

 Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

         АОЗТ «Большевский текстиль»

         Бухгалтерия

         Старшему экономисту

         А.С.Николаеву

      или

         Президенту АОЗТ

        «Ломоносовский фарфоровый завод»

         В.И.Петрову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

         Администрации районов

         Московской области

Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

      Всероссийский научно – исследовательский

      Институт документоведения и архивного      

       дела

       101000, Москва, Центр,

       Милютинский пер., д.7а

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

       Председателю садового товарищества

         «Можайские дали»

          В.А.Бунееву

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:

          301264, Тульская обл.,

          Киреевский р-н, г. Липки,

          Ул. Садовая, д.5, кв.12

         И.П.Калинину

В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в верхнем левом углу.

Приведенный выше адрес на конверте будет выглядеть следующим образом:

         И.П.Калинину

          ул. Садовая, д.5, кв.12,

          Киреевский р-н, г. Липки,

          Тульская обл., 301264

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывается.

16 - гриф утверждения документа

Гриф утверждения документа - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положение о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т.п.).

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица

Здесь опубликована для ознакомления часть дипломной работы "Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов". Эта работа найдена в открытых источниках Интернет. А это значит, что если попытаться её защитить, то она 100% не пройдёт проверку российских ВУЗов на плагиат и её не примет ваш руководитель дипломной работы!
Если у вас нет возможности самостоятельно написать дипломную - закажите её написание опытному автору»


Просмотров: 2167

Другие дипломные работы по специальности "Менеджмент":

Особенности принятия стратегических решений на предприятии в условиях риска и неопределенности (на примере ООО «Тамила+»)

Смотреть работу >>

Совершенствование процесса принятия стратегических решений

Смотреть работу >>

Анализ процесса принятия стратегических решений

Смотреть работу >>

Особенности принятия стратегических решений на предприятии в условиях риска и неопределенности

Смотреть работу >>

Мероприятия по совершенствованию деятельности предприятия

Смотреть работу >>