Дипломная работа на тему "Анализ нормативно-правовой и документационной базы делопроизводства на примере ООО "Фудзияма""

ГлавнаяБухгалтерский учет и аудит → Анализ нормативно-правовой и документационной базы делопроизводства на примере ООО "Фудзияма"




Не нашли то, что вам нужно?
Посмотрите вашу тему в базе готовых дипломных и курсовых работ:

(Результаты откроются в новом окне)

Текст дипломной работы "Анализ нормативно-правовой и документационной базы делопроизводства на примере ООО "Фудзияма"":


ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. Состав нормативно - правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью

ГЛАВА 2.Системы документации ООО «Фудзияма»

2.1 Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью «Фудзияма»

2.2 Состав организационно–правовых документов ООО «Фудзияма»

2.3 Назначение и состав распорядительных документов в ООО «Фудзияма»

2.4 Состав информационно – справочных документов организац ии

ГЛАВА 3.Совершенствование документационного обеспечения ООО «Фудзияма»

3.1 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства

3.2 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ООО «Фудзияма»

3.3 Совершенствование документационного обеспечения деятельности ООО «Фудзияма» на основе автоматизац ии

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Введение

Общество с ограниченной ответственностью (далее – общество) является одной из самых распространенных организационно-правовых форм юридического лица. Общество возникло как переходная форма между полным товариществом и акционерным обществом. Экономической основой деятельности общества является включение в гражданский оборот капитала небольшой группы лиц или части капитала одного лица, при ограничении предпринимательского риска участников и при возможности лично осуществлять и контролировать деятельность общества.

На данный момент это самая распространенная организационно-правовая форма коммерческих организаций в Российской Федерации. Сегодня в России насчитывается более 600 тысяч обществ с ограниченной ответственностью, что составляет около 60 % от всех зарегистрированных юридических лиц. Это обстоятельство говорит о предпочтительности данной организационно-правовой формы для участников предпринимательской деятельности в Российской Федерации, что соответственно влечет необходимость более детального рассмотрения и изучения правового положения и сущности ООО по сравнению с другими видами юридических лиц.

В настоящее время издано достаточно много литературы, в которой рассматривается практическое положение общества с ограниченной ответственностью как формы юридического лица, комментариев к Закону РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и к положениям ГК, касающихся юридических лиц и обществ с ограниченной ответственностью в частности. Вопросы деятельности обществ с ограниченной ответственностью рассматривались Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации и Верховным Судом Российской Федерации.

После принятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на необходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что в настоящее время положение ООО как организационно-

Заказать написание дипломной - rosdiplomnaya.com

Новый банк готовых защищённых студентами дипломных проектов предлагает вам скачать любые проекты по нужной вам теме. Правильное выполнение дипломных проектов под заказ в Иркутске и в других городах России.

правовой формы коммерческих организаций законодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона об обществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которые законодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого вида юридических лиц в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.

Актуальность темы дипломной работы определяется несколькими теоретическими и практическими положениями. Прежде всего, отметим происходящие в России социально-экономические изменения, существенно преобразовавшие систему юридических лиц, их органов, характер деятельности этих органов и потребовавшие разработки принципиально нового правового регулирования, адекватного складывающимся экономическим потребностям. Это нашло свое выражение в принятии специальных законодательных и подзаконных актов, в которых были сформулированы положения, определяющие понятие, виды и особенности юридических лиц, новых для хозяйственной практики страны. Речь идет о Федеральном законе “Об обществах с ограниченной ответственностью” от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ (ред. от 21.03.2002). Среди хозяйственных обществ менее всего была урегулирована деятельность обществ с ограниченной ответственностью. Эти общества на протяжении ряда лет (с 1990 по 1994 г.) относились к товариществам, и, кроме того, их деятельность регулировалась одной статьей - ст. 11 Закона РСФСР “О предприятиях и предпринимательской деятельности”. Ясно, что в таких условиях получило развитие “местное”, или “локальное”, творчество участников и команд управления товариществами с ограниченной ответственностью. В итоге - неизбежные казусы в учредительных документах из-за отсутствия нормативных документов, касающихся многих проблем деятельности коммерческих организаций.

В наше время общества с ограниченной ответственностью являются одной из самых распространенных форм малого и среднего бизнеса. Безусловно, это происходит в силу того, что данная форма юридического лица является наиболее гибкой, упрощенной и экономичной, без личной ответственности участников.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.

Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в-третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Кроме того, актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью моей дипломной работы является проведение анализа нормативно – правовой и документационной базы делопроизводства на примере ООО «Фудзияма».

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- провести анализ всех нормативно – правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью;

- рассмотреть систему документации ООО «Фудзияма»;

- разработка предложений по совершенствованию документационной деятельности ООО «Фудзияма».

Проводя обзорширокогокруга источников, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению составляют:

- Государственная система документационного обеспечения управления.[1] Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах;

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[2] способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых;

- унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации;

- ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».[3] Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело»;

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[4] включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:

- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[5]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». [6]

Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения профессора Т. В. Кузнецовой, доцента Л. В. Санкиной, к. и.н. С. Л. Кузнецова. В издании “Секретарское дело” под ред. И. К. Корнеева уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда.[7]

Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ).

Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы.

Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.

В издании «Делопроизводство» под общей ред. проф. Т. В. Кузнецовой [8] рассматриваются способы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; изложены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами.

В учебном пособии М. В. Кирсановой «Курс делопроизводства»[9] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Учебное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В дипломной работе использовалась информация с учебного пособия Ларькова Н. С. «Документоведение»[10], где подробно описано понятие системы документации.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», а именно статья Плешкевича Е. А., в котором описывается функциональная и корпоративная системы документации. В журнале «Делопроизводство» в статье

Митченко О. Ю., Рыскова О. И. подробно рассмотрен Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001,а в другой статье Митченко О. Ю. расписаны требования международного стандарта ИСО 15489-2001.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «Фудзияма»:

- Устав организации;

- должностные инструкции сотрудников;

- приказы и указания руководства ООО «Фудзияма» и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы. В первой главе представлен состав нормативно – правовых актов, регулирующие деятельность общества с ограниченной ответственностью. Вторая глава представляет систему документации данной организации. В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота организации, по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложении приведены документы ООО «Фудзияма», а также документы разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота в данной организации.

Глава 1. Состав нормативно – правовых актов, регулирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью

Законодательство об обществах имеет не менее чем двухсотлетнюю историю. С достаточной долей условности можно считать, что первым прообразом обществ были регулируемые римским правом объединения частных лиц в форме uni-versitas — субъект права, все члены которого входят в образованное ими объединение.

В современной России начало возрождения хозяйственных обществ пришлось на 90-е годы. Однако первые законодательные акты, призванные заложить базу для развития хозяйственных обществ (товариществ), были не только недостаточно юридически грамотными, но в ряде случае противоречили друг другу.

Во-первых, общество с ограниченной ответственностью, неправомерно именуемое в Законе РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности (1990 г.) "товариществом с ограниченной ответственностью", определялось как объединение граждан и (или) юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности. Таким образом, закладывалась правовая база для понимания этой организационно-правовой формы как "объединения лиц", что, в свою очередь, приводило к неправильному пониманию сути этого вида юридического лица и нарушениям прав его участников. Ведь "объединение лиц" означает, что товарищество может быть создано не менее чем двумя лицами, члены товарищества должны лично участвовать в его деятельности и, следовательно, могут быть участниками только одного товарищества. Вместе с тем по своей сути "товарищество с ограниченной ответственностью" было не чем иным, как хозяйственным обществом - правовой формой объединения не лиц, а капиталов, где его участники объединяют только имущество, следовательно, могут одновременно участвовать имущественными взносами в нескольких обществах.

Во-вторых, Закон РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности" неправомерно отождествлял товарищества с ограниченной ответственностью и акционерные общества закрытого типа, хотя каждое из названных юридических лиц представляет собой совершенно самостоятельную организационно-правовую форму: акционерное общество и товарищество (правильнее — общество) с ограниченной ответственностью.

В-третьих, Законом РСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности» было установлено, что имущество товарищества с ограниченной ответственностью формируется за счет вкладов участников, полученных доходов и других законных источников и принадлежит его участникам на праве общей долевой собственности (ст. 11 Закона). Вместе с тем в Законе РСФСР "О собственности в РСФСР" этот вопрос решался иначе: хозяйственное общество, товарищество обладают правом собственности на имущество, переданное им в форме вкладов и других взносов их участниками, а также на имущество, которое получено в результате своей предпринимательской деятельности и приобретено по иным основаниям, допускаемым законом (ст.14 Закона). Следовательно, субъектом права собственности на имущество товарищества является само товарищество как юридическое лицо. При этом судебная (арбитражная) практика исходила из того, что имущество акционерного и иного хозяйственного общества, товарищества принадлежит ему на праве собственности (п.1 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда от 17 сентября 1992 г. № 13).

Необходимо отметить, что несколько позже, в Основах гражданского законодательства Союза ССР и республик (1991 г.), были заложены нормы, определяющие понятие и статус обществ с ограниченной ответственностью, которые выгодно отличались от норм Закона РСФСР "О предприятиях и предпринимательской деятельности", но в силу приоритета в тот период жизни нашего общества политики над правом реализованы были не в полной мере, хотя и создали правовую базу и предпосылки для ее совершенствования в Гражданском кодексе РФ 1994 г., а затем в Федеральном законе РФ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Основным источником правового регулирования является Конституция РФ. В статье 8 указано, что в Российской Федерации гарантируются единство экономического пространства, свободное перемещение товаров, услуг и финансовых средств, поддержка конкуренции, свобода экономической деятельности.

В Российской Федерации признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

Общие положения об обществах с ограниченной ответственностью как участниках гражданских правоотношений сформулированы в Гражданском кодексе РФ (далее ГК РФ) (ст. 87 – 94 ГК РФ).

Ранее организационно-правовой формой предприятия, практически совпадавшей с обществом с ограниченной ответственностью (ООО), было Товарищество с ограниченной ответственностью (ТОО). Его правовое положение было предусмотрено и регулировалось сегодня уже во многом отмененным Законом № 445-1 от 25 декабря 1990 года «О предприятиях и предпринимательской деятельности в РСФСР»[11]. ГК РФ, принятый Государственной Думой 21 октября 1994 года [12] и вступивший в силу в части регулирования отношений, связанных с главными формами организации предпринимательства (глава 4 «Юридические лица»), с декабря 1994 года, распространил действие соответствующих норм об обществах с ограниченной ответственностью (ООО) на товарищества с ограниченной ответственностью. Кроме этого, Федеральный закон РФ «О введении в действие части первой

Гражданского кодекса Российской Федераций» № 52-ФЗ от 30 ноября 1994 года[13] установил, что учредительные документы товариществ с ограниченной ответственностью подлежат приведению в соответствие с нормами ГК в порядке и сроки, которые будут определены при принятии Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Закон РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью»[14] (далее Закон об обществах) введен в действие с 1 марта 1998 г. С этого момента учредительные документы обществ с ограниченной ответственностью и Товариществ с ограниченной ответственностью, созданных до 1 марта 1998 г., применяются в части, не противоречащей Закону об обществах. Кроме того, Закон об обществах обязывает привести учредительные документы указанных юридических лиц в соответствие с ним не позднее 1 января 1999 г.

Однако это правило касается не всех обществ, ООО и ТОО, число участников которых на 1 марта 1998 года превышает 50, должны до 1 июля 1998 года преобразоваться в АО или производственные кооперативы либо уменьшить число участников до 50[15].

Основой норм Закона об обществах является ГК РФ, устанавливающий общие положения о коммерческих организациях, в том числе и об обществах. Кроме того, ГК указывает на необходимость принятия специального закона об обществах с ограниченной ответственностью, и принятый Закон об обществах развивает и детально регламентирует положения, заложенные в ГК.

Закон об обществах распространяет свое действие на все ООО, созданные или создаваемые на территории Российской Федерации. Однако это правило имеет исключение (п. 2 ст. 1). Оно заключается в том, что особенности правового положения, порядка создания, реорганизации и ликвидации обществ в банковской, страховой и инвестиционной деятельности, в области производства сельскохозяйственной продукции определяются федеральными законами[16]. Это исключение не устраняет действие Закона об обществах на указанные общества. Оно лишь подчеркивает, что федеральными законами будут определены особенности правового положения обществ в указанных сферах деятельности. Таким образом, эти федеральные законы будут носить специальный характер правового регулирования, в отличие от Закона об обществах, имеющего характер общего нормативного акта, регламентирующего правовое положение всех ООО.

При этом в ГК РФ указывается, что правовое положение общества с ограниченной ответственностью, порядок его создания, реорганизации и ликвидации, и права и обязанности его участников определяются также и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью”» (далее Закон «Об обществах»).

В Гражданском кодексе Российской Федерации обществам с ограниченной ответственностью как самостоятельной разновидности юридических лиц - коммерческих организаций посвящен ряд специальных правил (ст. 87-94 ГК РФ). В ст. 87. ГК РФ обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Участники общества, внесшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников. Фирменное наименование общества с ограниченной ответственностью должно содержать наименование общества и слова "с ограниченной ответственностью". Правовое положение общества с ограниченной ответственностью и права и обязанности его участников определяются настоящим Кодексом и законом об обществах с ограниченной ответственностью. Особенности правового положения кредитных организаций, созданных в форме обществ с ограниченной ответственностью, права и обязанности их участников определяются также законами, регулирующими деятельность кредитных организаций (абзац введен Федеральным законом от 08.07.1999 N 138-ФЗ), а также общие нормы о статусе хозяйственных обществ и товариществ (ст. 66-68 ГК РФ). Однако их явно недостаточно для четкой регламентации всех сторон деятельности таких обществ. В течение более чем трех лет (с 8 декабря 1994 года по 1марта 1998 года) перечисленные правила оставались единственной законодательной основой деятельности обществ с ограниченной ответственностью. В этот период был разработан и утвержден Межпарламентской Ассамблеей государств-участников СНГ Рекомендательный законодательный акт СНГ “Об обществах с ограниченной ответственностью”[17]. Отличающиеся высоким уровнем разработки правила этого модельного закона в отдельных случаях учтены и российским законодателем.

В ст.2. Закона «Об обществах» расписаны основные положения об обществах с ограниченной ответственностью:

1. Обществом с ограниченной ответственностью (далее - общество) признается учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Участники общества, внесшие вклады в уставный капитал общества не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников общества.

2. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предмету и целям деятельности, определенно ограниченным уставом общества.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральным законом, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.

3. Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации в порядке, установленном федеральным законом о государственной регистрации юридических лиц.

Общество создается без ограничения срока, если иное не установлено его уставом.

4. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами.

5. Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Статья 7 Федерального Закона “Об обществах с ограниченной ответственностью” определяет круг лиц, которые могут быть участниками обществ с ограниченной ответственностью. Возможность участия в таких обществах непосредственно связана с объемом правоспособности и полномочиями по распоряжению имуществом, которыми обладает тот ли иной субъект гражданских правоотношений. В силу этого не вправе участвовать в обществах с ограниченной ответственностью государственные органы и органы местного самоуправления, если иное не будет установлено федеральным законом.

В статье 8 Закона «Об обществах» дается общий перечень прав участников обществ с ограниченной ответственностью, который является традиционным и основывается на положениях п. 1 ст. 67 ГК РФ, применяемых ко всем хозяйственным товариществам и обществам. К специфическим правам участника общества с ограниченной ответственностью относится, в частности, право свободного выхода из общества. Важнейшим можно назвать право предъявлять в интересах общества иски, а также право обжаловать в суде решения органов управления обществом.

Статья 9 Закона «Об обществах» закрепляет обязанности участников. На самом деле круг обязанностей участников общества шире, однако, они имеют более локальный характер, как, например, обязанность участника, намеренного продать свою долю третьему лицу, письменно известить об этом остальных участников общества и само общество с указанием цены и других условий продажи.[18]

Таким образом, Закон «Об обществах», впервые в российском праве дал развернутую, отвечающую современным потребностям регламентацию правового статуса этих хозяйственных обществ. Вместе с тем следует иметь в виду, что сфера действия данного Закона ограничена: из нее в значительной мере изъяты общества с ограниченной ответственностью, занимающиеся банковской, страховой и инвестиционной деятельностью, поскольку на них в первую очередь распространяется действие специального законодательства - законов о банках и банковской деятельности, о страховании и т. д., а также общества, осуществляющие производство сельскохозяйственной продукции.

Правовое регулирование деятельности обществ было бы невозможно без иных правовых актов, хотя прямо и не касающихся обществ с ограниченной ответственностью, но регулирующих отдельные стороны их деятельности, в том числе устанавливающие особенности создания отдельных обществ с ограниченной ответственностью с учетом видов их деятельности.

К ним относятся, например:

- Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в ред. Федерального закона от 23.06.2003 г. № 76-ФЗ),который регулирует отношения, возникающие в связи с государственной регистрацией юридических лиц при их создании, реорганизации и ликвидации, при внесении изменений в их учредительные документы, государственной регистрацией физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и государственной регистрацией при прекращении физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, а также в связи с ведением государственных реестров - единого государственного реестра юридических лиц и единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.[19]

Государственная регистрация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее - государственная регистрация) - акты уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляемые посредством внесения в государственные реестры сведений о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, приобретении физическими лицами статуса индивидуального предпринимателя, прекращении физическими лицами деятельности в качестве индивидуальных предпринимателей, иных сведений о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствии с настоящим Федеральным законом.[20]

Законодательство Российской Федерации о государственной регистрации состоит из Гражданского кодекса Российской Федерации, настоящего Федерального закона и издаваемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Ст.2 посвящена органу, осуществляющему государственную регистрацию (в ред. Федерального закона от 23.06.2003 N 76-ФЗ)

Государственная регистрация осуществляется федеральным органом исполнительной власти (далее - регистрирующий орган), уполномоченным в порядке, установленном Конституцией Российской Федерации и Федеральным конституционным законом "О Правительстве Российской Федерации".

За государственную регистрацию уплачивается государственная пошлина в соответствии с законодательством о налогах и сборах (Ст. 3. Федерального закона от 23.06.2003 N 76- ФЗ).

- Федеральный закон «О лицензировании отдельных видов деятельности»[21],который регулирует отношения, возникающие между федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в связи с осуществлением лицензирования отдельных видов деятельности в соответствии с перечнем, предусмотренным п.1 ст.17 настоящего Федерального закона.

- Закон РФ «О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации» от 11.03.1992 г. № 2488-1,в котором частная детективная и охранная деятельность определяется как оказание на возмездной договорной основе услуг физическим и юридическим лицам предприятиями, имеющими специальное разрешение (лицензию) органов внутренних дел, в целях защиты законных прав и интересов своих клиентов.

Кроме того, правоотношения по поводу создания и государственной регистрации обществ с ограниченной ответственностью могут определяться Указами Президента РФ и Постановлениями Правительства РФ.

Так, например, в связи с изменениями и дополнениями, принятыми с 23.06.2003 г. в действовавший с 01.07.2001 г. Федеральный закон “О государственной регистрации юридических лиц”, Постановлением Правительства РФ № 110 от 26.02.2004 г. “О совершенствовании процедур государственной регистрации и постановки на учет юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” был уточнен порядок государственной регистрации юридических лиц, в том числе и обществ с ограниченной ответственностью.

Судебная и арбитражная практика, формально не являясь источником права, играет немаловажную роль в установлении единообразного понимания и применения гражданско-правовых норм.

Вопросы деятельности обществ могут регулироваться другими федеральными законами, а также подзаконными правовыми актами.

Примером может служить Федеральный закон “О бухгалтерском учете” от 21.11.1996 г., который регламентирует отношения, связанные с ведением бухгалтерского учета и представлением отчетности всеми организациями, находящимися на территории РФ, в том числе и обществами с ограниченной ответственностью.

Таким образом, в настоящее время круг нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность обществ с ограниченной ответственностью, вполне сформирован и позволяет предпринимателям участвовать в гражданском обороте с помощью данной организационно-правовой формы.

После принятия Закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», на необходимость чего прямо указывает п. 3 ст. 87 ГК, можно сказать, что в настоящее время положение ООО как организационно-правовой формы коммерческих организаций законодательно урегулировано полностью. Но практика применения Закона об обществах позволяет выявить некоторые недостатки и противоречия в нем, которые законодатель должен исправить для обеспечения функционирования этого вида юридических лиц в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.

Глава 2. Системы документации ООО «Фудзияма»

2.1 Общая характеристика общества с ограниченной ответственностью «Фудзияма»

Общество с ограниченной ответственностью «Фудзияма», именуемое в дальнейшем «Общество», учредили Яруллин А. Г. и Кисилев А. А., именуемые в дальнейшем «Участники», в соответствии с протоколом № 1 от 14 января 2005 г. на неограниченный срок для осуществления предпринимательской деятельности, направленной на получение прибыли на вложенный капитал в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об обществе с ограниченной ответственностью», действующим законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан.

Общество с ограниченной ответственность “Фудзияма” учреждено в 2005 году в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, и приобретает права юридического лица с момента его регистрации в администрации города Казани Республики Татарстан. ООО “Фудзияма” строит свою деятельность на основании настоящего Устава и законодательства. Участниками общества являются граждане Российской Федерации.

Основной целью создания общества является осуществление предпринимательской деятельности, направленной на получение прибыли на вложенный капитал в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан. Основными видами деятельности общества являются:

- организация кафе, ресторанов и других предприятий общественного питания;

- торгово – посредническая деятельность;

- осуществление торгово – закупочной деятельности и т. д.

Общество имеет расчетный счет в банке, круглую печать со своим наименованием, товарный знак (знак обслуживания), эмблему, штампы, бланки и другие реквизиты.

Юридический адрес Общества: 420111, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Левобулачная,28, ресторан «Фудзияма».

Имущество образуется за счет вкладов в уставной капитал, а также за счет иных источников, предусмотренных действующим законодательством.

ООО «Фудзияма» осуществляет учет результатов работ, ведет оперативный, бухгалтерский и статистический учет по нормам, действующим в Российской Федерации.

Исполнительным органом является директор, избранный общим собранием, он же осуществляет организацию документооборота. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников организации, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками организации.

Трудовые отношения работников ООО «Фудзияма» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Общество имеет свои штампы и бланки со своим фирменным наименование, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность, а также социальное развитие коллектива. Основу планов составляют договора, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов.

Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно.[22]

2.2 Состав организационно–правовых документов

ООО «Фудзияма»

Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Такая системная классификация документированной информации, базирующейся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.

В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой деятельности в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизировано. Согласно ГОСТ Р 51141 – 98, системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

В самом общем виде все многообразие систем документации можно разделить на два основных типа:

- функциональные

- корпоративные.

Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.[23]

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

- организационно - распорядительной документации;

- система плановой документации;

- первичная учетная документация;

- отчетно-статистическая;

- документация по труду;

- система бухгалтерской документации;

- система финансовой и расчетно-денежной документации и др.[24]

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определенной сфере деятельности. Сюда относят совокупности документов, образующихся в процессе жизнедеятельности отдельного лица.

Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным

системам. Иначе говоря, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.[25]

Как и в деятельности любой организации в ООО «Фудзияма» создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и сотрудников их права, обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор, устав ООО «Фудзияма», штатное расписание, должностные инструкции работникам, договора.

Организационно – правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательны для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.

На первом этапе создания общества учредители разрабатывают учредительные документы общества. На первом (учредительном) собрании участники общества утверждают учредительные документы. Для учреждения общества учредители заключают учредительный договор, в котором обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Положение о порядке государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности[26] в пп. "в" п. 3 указывает, что договор учредителей должен содержать сведения о наименовании (имени) и юридическом статусе учредителей, их местонахождении (местожительстве), государственной регистрации (для юридических лиц) или личности (паспортные данные - для физических лиц).

Учредительный договор, заключенный учредителями в соответствии с Законом об обществах, определяет правовое положение общества, с одной стороны, а с другой – содержит в себе черты договора о совместной деятельности по созданию юридического лица. П. 1 ст. 12 Закона об обществах предусматривает, что в учредительном договоре участники определяют порядок ведения совместной деятельности по созданию общества. В ст. 89 ГК, посвященной учредительным документам общества с ограниченной ответственностью, не определяются сведения, которые должен содержать учредительный договор, а лишь дается общий перечень информации, обязательной для учредительных документов, однако п. 2 ст. 52 ГК установлены положения, которые должны быть туда включены. Учредительный договор заключен в простой письменной форме путем составления одного документа согласно п. 1 ст. 89 ГК. Стороны могут предусмотреть его нотариальное удостоверение, хотя закон их не обязывает это делать. Как любой другой договор, учредительный договор отвечает всем требованиям, предъявляемым законодательством к договорам и сделкам с учетом его особенностей как учредительного договора (см. Приложение 1).

В учредительном договоре отражены следующие положения:

- состав учредителей (участников) общества;

- размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества;

- размер и состав вкладов, порядок и сроки, их внесения в уставный капитал общества при его учреждении;

- цели и виды деятельности;

- ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;

- условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;

- состав органов общества;

- порядок выхода из общества его участников.

Вторым учредительным документом ООО «Фудзияма» является устав (см. Приложение 2). Согласно ст. 52, 89 ГК и ст. 11 Закона об ООО, устав общества утверждается его учредителями, причем единогласно (п. 1 ст. 11 Закона) на общем собрании. П. 2 ст. 12 Закона об ООО устанавливаются те положения, которые должны содержаться в уставе общества. Они частично совпадают с положениями учредительного договора и имеют основополагающее значение в регулировании деятельности общества и его взаимоотношений с участниками. Этот обязательный минимум сведений в уставе может дополняться любыми положениями, не противоречащими законодательству. Сведения, которые могут содержаться в уставе общества, предусматриваются рядом статей Закона, и включение их в устав оставлено на усмотрение участников. Например, согласно ст. 15 Закона положения Устава вправе исключить определенные виды имущества, которым участники могут вносить вклад в уставный капитал общества. Значительное число диспозитивных статей Закона позволяет участникам существенно дополнить устав теми или иными сведениями и положениями. При этом единственное требование к ним – непротиворечие Закону об обществах и иным федеральным законам.

В уставе ООО «Фудзияма» включены сведения:

- полное и сокращенное фирменное наименование общества;

- место нахождение общества;

- цели и виды деятельности общества;

- состав и компетенции органов общества, в том числе вопросы, составляющие исключительную компетенцию общего собрания участников общества, порядок принятия органами общества решений, включающих решения, принимаемые единогласно или квалифицированным большинством голосов;

- размер уставного капитала общества;

- размер и номинальная стоимость доли каждого участника общества;

- права и обязанности участников общества;

- порядок и последствия выхода из общества его участника;

- порядок перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;

- порядок хранения документов общества и порядок предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;

- реорганизация и ликвидация, а также проведение аудиторской проверки общества.

Устав общества также может содержать иные положения, не противоречащие Закону об обществах и иным федеральным законам.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают вид документа (УСТАВ), организационно – правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления документа, гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа). На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава.

Штатное расписание – как правовой акт, устанавливает штатную численность организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстатом от 06.04.2001 г. № 26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации), но в ООО «Фудзияма» штатное расписание составлено в произвольной форме, на листе формата А4 , где указано только фамилия, имя и отчество, должность и оклад сотрудников (см. Приложение 3). Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарного года.

В штатном расписании должны фиксироваться следующие сведения:

- структурное подразделение (наименование и код);

- профессия (должность);

- количество штатных единиц;

- оклад (тарифная ставка);

- надбавки;

- месячный фонд заработной платы;

- примечания.

Штатное расписание визируется руководителем, утверждается приказом. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Должностная инструкцияв ООО «Фудзияма» является правовым актом, издаваемый в целях регламентации организационно–правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы (см. Приложение 4).

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они отражают весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г. (изм. от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.).

Должностная инструкция подписывается и утверждается руководителем организации.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: с инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции состоит из разделов:

1) общие положения;

2) должностные обязанности;

3) права;

4) ответственность;

Раздел «взаимоотношения» не предусмотрен, где указываются от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись[27].

Договоркакправовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения деятельности организации, выступает не только в виде учредительного договора, но и в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между организацией и гражданами и другими организациями. Договора составляются при документировании сделок купли – продажи, оформления отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределение прибыли (см. Приложение 5). Отношения работника и работодателя также закрепляется в договоре.

Содержание договора, как правило, включает: наименование организаций, заключающих договор, ссылку на их учредительные документы, фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон, сведения об обязательствах сторон, условия и формы расчета, санкции при нарушении и невыполнения в срок обязательств, срок действия договора.

Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который полно, четко, однозначно регламентирует взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указание на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.[28]

2.3 Назначение и состав распорядительных документов в ООО «Фудзияма»

Основное назначение распорядительных документов в ООО «Фудзияма» – регулирование и координация деятельности, позволяющие организации достигнуть поставленных целей и получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к работникам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений организаций;

- необходимость осуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из функции и задач организации.

Виды распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются ее учредительным документом – уставом.

В состав распорядительных документов входят распоряжения, решения, приказы и указание.

Распорядительные акты издаются по инициативе руководителя в пределах его полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе исполнения задач, возложенных на организацию.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

- изучение управленческого вопроса;

- подготовка проекта распорядительного документа;

- согласование документа;

- подписание документа.

Приказ издается в ООО «Фудзияма» единолично руководителем предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов его деятельности.

Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Приказы, издаваемые в организации, не противоречат Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Уставу организации, ранее изданным приказам организации.

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

- в целях осуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально – техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

При оформлении приказов используются следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы (см. Приложение 6)

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В качестве обоснования действий может выступать:

- ссылка на нормативный акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;

- формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.[29]

А приказы (распоряжения) о принятии на работу, увольнения, переводе на другую работу, предоставление отпуска работникам составляются с помощью унифицированных форм №Т-1, №Т-8, №Т-5, №Т-6.

Распоряжение издается руководителем ООО «Фудзияма», действующим единолично. Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается после слов «предлагаю» или «обязываю».[30]

В организации протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Обязательному протоколированию подлежат общего собрания участников (см. Приложение 7).

Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, места для проставления даты, индекса документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту.

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя заседания.

Повестка дня включается вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «слушали», «выступили», «постановили» («решили»), которые печатаются от левого поля прописными буквами, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания.

В части «слушали» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже.

В части «выступили» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

Допускается и сокращенный вариант протокола. Так в протоколе об общем собрании участников ООО «Фудзияма» содержится только две части: повестка дня и слово «постановили»

В части «постановили» («решили») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.[31]

2.4 Состав информационно – справочных документов организации

документационная база делопроизводство

Процесс принятия управленческих решений в ООО «Фудзияма» основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно – информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, предложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно – правовым и распорядительным документам. Справочно – информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю организации.

Акты составляются в организации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояние техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации и т. д. (см. Приложение 8).

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (акт), дата, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Недостатком в оформлении акта является отсутствие регистрационного номера документа.

При составлении актов ревизии и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Докладная записка адресуется руководителю орган

Здесь опубликована для ознакомления часть дипломной работы "Анализ нормативно-правовой и документационной базы делопроизводства на примере ООО "Фудзияма"". Эта работа найдена в открытых источниках Интернет. А это значит, что если попытаться её защитить, то она 100% не пройдёт проверку российских ВУЗов на плагиат и её не примет ваш руководитель дипломной работы!
Если у вас нет возможности самостоятельно написать дипломную - закажите её написание опытному автору»


Просмотров: 706

Другие дипломные работы по специальности "Бухгалтерский учет и аудит":

Бухгалтерский учет и организация финансов в бюджетном учреждении

Смотреть работу >>

Особенности и специфика бухгалтерского учета и аудита основных средств в ОАО

Смотреть работу >>

Особенности учета наличных денежных средств в кассе

Смотреть работу >>

Основы бухгалтерского учета на предприятии

Смотреть работу >>

Анализ финансовой отчетности на примере ГУП "Весна"

Смотреть работу >>